계약서는 파일이 아니라 운영 상태입니다
계약서를 PDF 폴더에 보관하는 것만으로 계약 관리가 끝나지는 않습니다. 실제 운영에서는 계약자, 지점, 호실, 이용 유형, 시작일과 만료일이 서로 연결되어야 합니다.
담당자가 바뀌어도 같은 기준으로 확인할 수 있도록 계약 상태와 다음 행동을 하나의 흐름으로 묶어야 합니다.
매주 확인할 항목
아래 항목을 한 화면에서 확인할 수 있다면 계약 누락을 크게 줄일 수 있습니다.
- 서명 대기 중인 계약
- 7일 또는 30일 이내 만료 계약
- 계약과 연결되지 않은 사용 중 호실
- 결제 완료 후 계약서가 작성되지 않은 건
- 수정 요청 후 재서명이 필요한 계약
- 종료 신청이 접수된 계약
- 신분증과 사업자등록증 등 필수 파일 누락
자동화는 알림보다 기준이 먼저입니다
어떤 상태에서 누구에게 무엇을 요청할지 정한 뒤 전자서명과 알림을 연결해야 중복 발송과 누락을 함께 줄일 수 있습니다.